Tipy ako si uľahčiť a zorganizovať prácu.

Autor: Soňa Krajčíková, Zenith Media

Pracovať viac ≠ pracovať lepšie

Keď má človek veľa práce, ľahko sa nechá pohltiť nekonečným zoznamom povinností. Hustle culture nám podsúva myšlienku, že byť stále zaneprázdnený je znak úspechu. No realita je iná – úspech neprichádza z počtu odpracovaných hodín, ale z toho, ako efektívne dokážeme s časom a úlohami narábať.

Je potrebné naučiť sa pracovať sofistikovane. Kľúčom k tomu je jasný systém plánovania, ktorý nám šetrí čas, minimalizuje stres a drží projekty v pohybe správnym smerom.

Prečo je poriadok v práci dôležitý?

Bez jasných priorít sa ľahko stane, že venujeme čas nepodstatným veciam. Organizácia úloh nám pomáha nielen dodržiavať termíny, ale aj pracovať pokojnejšie a efektívnejšie. Zároveň zlepšuje tímovú komunikáciu – každý vie, na čom je a čo a kedy sa od neho očakáva.

Typy plánovania

Denné plánovanie

Každé ráno si v rámci tímu prejsť zoznam úloh, určiť priority a pridať prípadné nové zadania. Na konci dňa skontrolovať, čo sa podarilo splniť a čo sa presúva  na ďalší deň. Taktiež je dobré plánovať deň na 80% kapacity. Tak zostane ešte 20% rezerva, keď sa nejaká úloha nečakane predlží alebo príde niečo urgentné.

Týždenné plánovanie

Raz do týždňa, ideálne v pondelok, naplánovať stretnutie, na ktorom sa rozdelia úlohy, naplánuje predpokladaný čas strávený na úlohách,  stanovia sa ciele a pripomenú sa kľúčové termíny.

Dlhodobé plánovanie

Keď je zrejmé, že sa blížia konkrétne projekty a známy je aj ich rozsah, vopred k nim priradiť tím. Takýto prístup umožňuje efektívne rozložiť kapacity a zabezpečiť, aby sa úlohy dostali k ľuďom, ktorí im môžu venovať plnú pozornosť.

Čo nám pomáha s plánovaním?

Veľmi dôležitý je poriadok. Podľa štúdie (McKinsey Global Institute) trávia ľudia takmer 20% svojho času hľadaním. To znamená, že hľadanie zaberá jednu pätinu pracovného týždňa. Nám toto hľadanie uľahčuje taskovací systém Monday.

• Každá kampaň má svoj vlastný board, kde je zaznamenané všetko – od úvodného briefu, cez všetky optimalizácie a zmeny, až po report. Tento prehľad nám umožňuje nielen sledovať aktuálny stav projektu, ale aj spätne sa pozrieť, kedy sa čo robilo, prečo a koľko času nám to zabralo.
• Úlohy sú vždy priradené iba tým ľuďom, ktorí na nich majú pracovať, čo zjednodušuje komunikáciu a znižuje riziko nedorozumení.
• V našom taskovacom systéme máme vytvorený aj board „My work“, kde sa každému členovi tímu zobrazujú všetky jemu pridelené úlohy zoradené podľa deadlinu. Vďaka tomu má každý jasný prehľad o tom, čo je potrebné splniť dnes, počas týždňa či v priebehu mesiaca.
• Pri plnení úloh využívame aj funkciu trackovania času, ktorá nám umožňuje sledovať, koľko času strávime na konkrétnych klientoch alebo projektoch. Tieto dáta nám následne pomáhajú efektívnejšie plánovať kapacity do budúcnosti.
• Momentálne testujeme aj ďalšiu novinku – integráciu Monday a Power BI priamo do Teamsu, ktorá by mala priniesť ešte lepší prehľad o projektoch a výkonnosti tímu.
• Ďalšie možnosti Monday ešte testujeme a postupne zaradzujeme do procesov.

Vďaka tomu máme všetky informácie na jednom mieste – žiadne hľadanie v mailoch, žiadne stratené poznámky. Len čistý, prehľadný systém, ktorý nám umožňuje robiť svoju prácu efektívne.

Ako si uľahčujeme každodenné úlohy?

Okrem taskovacieho systému sa snažíme našu prácu zjednodušovať aj pomocou automatizácie a AI.

• Každé dopoludnie nám do mailu príde notifikácia so súhrnom, koľko času sme si zaznamenali v taskovacom systéme a ako bol tento čas rozdelený medzi jednotlivých klientov. Vďaka tomu máme jasný prehľad o efektivite práce a môžeme lepšie vyhodnocovať, či sme kapacity využili optimálne.
• Automatizácia nám pomáha prepájať špecifické komunikačné vlákna, ktoré klienti využívajú (napríklad v nástrojoch ako Basecamp či ClickUp). Akonáhle klient pridá novú správu do svojho systému, táto informácia sa automaticky prenesie aj do Monday. Tým sa eliminuje manuálne prepisovanie a znižuje riziko, že niečo prehliadneme.

V tíme sa vzdelávame o možnostiach AI, testujeme nové nástroje a postupne nasadzujeme riešenia, ktoré šetria čas. Do budúcna chceme možnosti umelej inteligencie využívať ešte intenzívnejšie a integrovať ju priamo do projektových výstupov. Veríme, že nám to prinesie nielen vyššiu efektivitu, ale aj viac priestoru na kreatívnu a strategickú prácu. Organizácia práce nie je obmedzenie – je to nástroj, ktorý nám dáva slobodu. Keď vieme, čo a kedy máme urobiť, môžeme pracovať sústredene, pokojne a efektívne.

Zdroje:

https://www.holkyzmarketingu.cz/notes/jak-najit-work-life-balance-6-tipu

https://www.mckinsey.com/industries/technology-media-and-telecommunications/our-insights/the-social-economy

Martinek, Aneta. Organizační porno. Praha: Aneta Martinek, 2023. ISBN 978-80-88494-06-5

Advertising AI Amazon Attention Brand Connected TV CTV Data digital Facebook Gemini Google Google Ads GRP HBBTV Instagram Kampaň Lion Communications Marketing Meta Meta AI Mindshare Netflix PPC Produkt Publicis Publicis Groupe Rady Reach Reklama ROZHOVOR SEO Share social media Sociálne médiá Stratégie Threads TikTok Tipy TV TV JOJ Wavemaker youtube Zenith Zenith Media